Des
de l'1 de gener de 2013, i com a conseqüència del nou Reglament de facturació,
les empreses podran emetre les seves factures en format pdf i remetre-les per
correu electrònic. Per a poder-ho fer, hauran de sol•licitar una autorització als
seus clients, on s’hi indiqui el compte de correu d'enviament i el de recepció.
Amb el Reial decret 1619/2012 s'ha aprovat un
nou reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Aplicable
des del passat 1 de gener de 2013, d’entre les novetats en destaca una igualtat de tracte entre la factura en paper i
l'electrònica perquè el subjecte passiu pugui expedir per via electrònica sense
necessitat que quedi subjecta a l'ús d'una tecnologia determinada. Així,
s'assenyala que les factures es poden expedir per qualsevol mitjà, en paper o
en format electrònic, sempre que es permeti garantir a l'obligat de la seva expedició,
l'autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva
llegibilitat des de la seva data d'expedició i durant tot el període de
conservació.
Què és la factura electrònica?
Es
defineix com aquella factura que s'ajusta a allò que s'ha establert en el
Reglament de facturació i que ha estat expedida i rebuda en format electrònic,
condicionada a què el seu destinatari en doni el seu consentiment.
Perquè
una factura electrònica sigui vàlida (i equivalent a una emesa en paper) ha de
complir els requisits següents:
- Contenir les dades mínimes exigides a qualsevol factura: número, data d'expedició, NIF d'emissor i receptor, etc.
- Que el destinatari hagi donat el seu consentiment perquè se li remeti factures electròniques. Per això, abans de començar a facturar electrònicament a un client, és recomanable obtenir primer la seva autorització per escrit.
- Que el sistema emprat per generar i remetre la factura garanteixi l'autenticitat del seu origen (qui és el seu emissor), així com la integritat del seu contingut (és a dir, que no ha estat modificat).
Es flexibilitzen els requisits a partir
de l’1 de gener de 2013
Des de
l’1 de gener de 2013, el nou Reglament ha flexibilitzat els requisits, de tal
manera que també s'accepta que l'autenticitat de l'origen i la integritat del
contingut de les factures es demostrin per qualsevol altre mitjà de prova i,
en particular, per mitjà dels controls de gestió interns utilitzats en
l'activitat de l'empresa en qüestió.
Així,
la norma estableix que l'autenticitat i integritat de la factura
electrònica, es pot garantir pels mitjans que s'han assenyalat
anteriorment per a les factures en general i també mitjançant una signatura
electrònica avançada o un intercanvi electrònic de dades (EDI) o mitjançant altres mitjans que els
interessats, amb caràcter previ a la
seva utilització, hagin comunicat a l'AEAT i aquesta els hagi validat.
Per
tant, serà suficient que s'apliqui a les factures electròniques un sistema de control similar a l’utilitzat
amb les factures en paper. D'aquesta manera, l'empresa podrà facturar
vàlidament els seus serveis i les seves entregues de béns:
- Generant les seves factures en qualsevol dels formats que s'utilitzen habitualment per generar documents electrònics
- Remetent-les posteriorment per correu electrònic o posant-les a disposició dels seus clients en un lloc Web per a la seva descàrrega pel receptor.
Consentiment del destinatari
D'acord
amb la norma, l'expedició de la factura electrònica estarà condicionada que el seu destinatari hagi donat el seu consentiment.
Per
part del Departament de Gestió Tributària s'ha plantejat una qüestió a la Direcció General
de Tributs (DGT) sobre la forma en què el destinatari de la factura electrònica
ha de prestar el seu consentiment per entendre que s'ha complert amb el
requisit establert en la norma.
Tal
com estableix la
Comissió Europea , a diferència de la factura en paper en què
és suficient el coneixement per part de l'expedidor de l’adreça de facturació,
la recepció d'una factura electrònica, cal
que per part del destinatari es compti amb els mínims coneixements i mitjans
informàtics que possibilitin la seva recepció.
Per
tant, l'acceptació pel destinatari de la factura electrònica es configura com
un requisit necessari, que haurà de ser complert per possibilitar el compliment
dels objectius perseguits per la nova normativa de facturació.
D'altra
banda, ni la Directiva
ni el nou Reglament de facturació estableixen la forma en què s’ha de produir
aquesta acceptació.
És
evident que havent quedat superada la necessitat que el consentiment es
realitzi, en tot cas, de forma expressa i es formalitzi en un document escrit, l'acceptació, tal com estableix la Comissió Europea ,
podrà ser expressa o tàcita. No
obstant això, la necessitat que el destinatari disposi dels coneixements i
equips necessaris per a la recepció de la factura electrònica precisa que
aquesta acceptació expressa o tàcita constitueixi un consentiment informat,
perquè necessàriament aquell qui rebi
les factures en paper haurà d'haver hagut de ser prèviament informat per aquest
mateix mitjà per part de l'expedidor que a partir de la data en què quedi
constància de la seva acceptació, es procedirà a la remissió de factures en
format electrònic.
El consentiment informat haurà de precisar
la forma en què una vegada acceptat es procedirà a rebre la factura
electrònica, així com la possibilitat que el destinatari, que hagi donat el
seu consentiment exprés o tàcit pugui revocar-lo i la forma en què es podrà
realitzar aquesta revocació.
En
aquest sentit, no serà suficient que l'expedidor conegui o sol·liciti una
adreça electrònica del destinatari de la factura, o que se l’informi de la
possibilitat d'accedir i rebre la seva factura a través d'un portal o bústia
electrònica des d’on, i amb connexió a Internet, pugui descarregar o consultar
la factura.
Serà
necessària la constància expressa
(per exemple, mitjançant la remissió expressa de l'acceptació o, si escau, de
la no acceptació, de la factura electrònica) o tàcita (per exemple, mitjançant la constatació que el destinatari
ha accedit a la pàgina web o portal electrònic de l'expedidor on es posen a la
seva disposició la factures electròniques i no ha comunicat el seu rebuig a la
recepció de les factures electròniques).
Atenció. Per
reforçar la validesa de la utilització d'aquests sistemes, és recomanable que
en el document de consentiment exprés que es faci signar als clients, es deixi constància de quins mitjans seran
emprats per expedir i remetre les factures electròniques. D'aquesta manera, es pot indicar que
les factures seran emeses en format pdf i remeses per correu electrònic,
indicant l'adreça de correu des d’on s'enviaran les factures i l'adreça
electrònica on es rebran.
